De la Jornada Informativa sobre Factura Electrónica de ayer sobre todo puedo destacar una cosa, sin entrar demasiado en profundidad en el asunto, pero asumiendo todo lo necesario para que tenga toda la validez legal necesaria.
Entre las obligaciones específicas de la factura electrónica del lado del emisor se encuentran:
- Debe contar con la aceptación por parte del receptor de la factura en formato electrónico aceptando el uso de esta modalidad de facturación.
- Firmar electrónicamente las facturas emitidas con un certificado reconocido. Este requisito puede delegarse en un tercero o en el receptor en el caso de autofacturación.
- Debe velar por que se conserve una copia o matriz de las facturas
- Asegurar la legibilidad en el formato original
- Garantizar el acceso completo a las facturas (visualización, búsqueda, copia o descarga).
Las obligaciones para el receptor serán:
- Disponer de una herramienta que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como el estado del certificado con el que se ha firmado la factura electrónica.
- Conservar las factruas recibidas en el formato original.
- Se pueden conservar facturas impresas con marcas gráficas (PDF-417). Esta no es una opción muy recomendable, ya que es necesario disponer de una pistola lectora cuyo coste se sitúa entre los 300 y 800 €.
- Asegurar la legibilidad en el formato original.
- Garantizar el acceso completo a las facturas (visualización, búsqueda, copia o descarga).
Todas estas obligaciones están recogidas en el Real Decreto 1496/2003 de 28 de noviembre por su alguien quiere ampliar la información. Una recomendación que nos ofrecieron en el evento, nunca acometer el proyecto de implantación de la factura electrónica en la empresa en los dos frentes al mismo tiempo (emisión y recepción), mejor hacer primero uno y cuanto este esté completado iniciar la puesta en marcha del segundo.